Sus actividades sustantivas de actuación consisten en satisfacer necesidades derivadas de la existencia de actos jurídicos, contenidos bajo la forma de Instrumentos Públicos, cuyos interesados reclaman por necesidades legales, así como vigilar todas aquellas actividades que son materia del oficio notarial y respecto de las cuales le corresponde intervenir, cuidando, por seguridad jurídica, la legalidad requerida.

Citando como ejemplo de su intervención:

La entrega de libros donde el notario público plasmará sus actuaciones.

Recibir comunicación sobre cada acto o hecho jurídico ahí asentado.

Revisar y dar el visto bueno al resumen del contenido del libro, al término de su llenado.

Albergar el duplicado de cada Instrumento Público Notarial, para suplir el original en caso de siniestro.

Mantener actualizada la información sobre la situación de cada notario público, en el Estado de Jalisco.

Recibir los libros, en los casos previstos en la Ley, y realizar todas las anotaciones y cancelaciones que procedan, así como expedir testimonios de los actos ahí contenidos.

Etc ...

Como oficina pública vela por la continua prestación del Servicio Notarial y, en cierto sentido, por la adecuada actuación del notario, destacando que gran parte de ello no sería posible con la ausencia del material básico de trabajo, libros donde se plasmaron las actuaciones notariales, de donde deriva la necesidad de su conservación, debido a lo obligado de la degradación natural que sufre la documentación, misma que, si bien, en un principio trasciende solo en el ámbito de los intervinientes y constituye un respaldo de sus negocios jurídicos., se convertirá en una fuente de primer orden, ya que la intervención de un notario en su confección vuelve auténtico el contenido del documento y le da fuerza legal, por lo que pasando de la existente necesidad legal de preservar el instrumento como testigo fiel del acto ahí contenido, posteriormente adquirirá un valor histórico, cuya consulta, aunada a diversos documentos de la misma naturaleza, permitirá conocer en forma indubitable, el desenvolvimiento cultural, económico, social, etc ... de un conglomerado humano, en un tiempo y espacio determinados.

Pues bien, esta tarea de conservación asumida con madurez, es decir, con disposición y capacidad de enfrentar las responsabilidades que ésto genera, requiere de una serie de medidas, la mayoría de naturaleza preventivas sin descartar las correctivas, en su caso, en la inteligencia de que es tan importante preservar en su forma física actual, como reproducirlos y contenerlos bajo los soportes técnicos que la ciencia actual nos ofrece, no hacer lo segundo, es jugar con la fatalidad de los primeros y despreciar la gran responsabilidad que se tiene con las generaciones venideras.

Conscientes de lo anterior, la Dirección cuenta con una sección denominada "De catalogación, Preservación e Investigación de documentos históricos" en donde se han tomado una serie de acciones tendientes a manejar y cuidar celosamente la documentación, aclarando que dicha sección, fundamentalmente, se encarga de la parte histórica cuya antigüedad mínima es de 75 años, sin que ello implique que no nos preocupemos y adoptemos medidas adicionales a las requeridas por la ley en los documentos más actuales que son objeto de mayor utilización para los fines de la oficina. Vrg. podemos citar la existencia, en la sección en cuestión, de un reglamento del Servicio de préstamos documental, así como fichas de control tanto de los usuarios, como del material consultado, y en fin podemos citar todas aquellas medidas tanto contempladas y, en su caso, en proceso de aplicación, pero sería cansado y no difieren de las propuestas presentadas en el desarrollo de temas relativos a la conservación de acervos documentales, pero lo que sí vale la pena mencionar es que se busca que en la medida en que los recursos técnicos, materiales y humanos lo permiten se apliquen efectivamente, para no caer en la desventurosa norma de "acátese, pero no se cumpla".

Teniendo como premisa fundamental la importancia de nuestros acervos documentales en la memoria histórica, administrativa y cultural del País, Estado y Municipio, pues serán el patrimonio cultural futuro y fuente de conocimiento para las generaciones venideras, hemos buscado adoptar las medidas necesarias para cumplir eficazmente con nuestra función social, tanto sustantiva como archivística.

Como nota, quisiera comentarles el hecho adicional de que con el apoyo del Gobierno del Estado, al igual que en todo el desarrollo de nuestras funciones, hemos comenzado a implementar el uso de computadoras para el manejo de información, así como en la agilización y confiabilidad en la prestación del servicio público que nos corresponde. En el entendido de que queda mucho por hacer al respecto.

Como punto final y por considerarlo de sumo interés, quisiera hacer una referencia al patrimonio de la sección histórica.

La sección histórica del Archivo contiene documentos de gran riqueza, fuente indispensable para el estudio del desenvolvimiento político, económico y social de una vasta región, que en el tiempo de la colonia abarcó no únicamente parte del Estado de Jalisco y entidades limítrofes, sino también porciones de Sinaloa, Sonora, Durango y Nuevo México.

El acervo se divide en tres secciones: libros de tierras y aguas, libros de Gobierno de la Audiencia de Guadalajara, y la Escribanía.

En el ramo de tierras yaguas hay información sobre los trámites que se realizaban para obtener en propiedad fracciones de tierra: los expedientes tratan acerca de mercedes a particulares y a comunidades indígenas; resolución de conflictos entre dichas comunidades y algunos terratenientes por posesión de solares, así como entre los mismos pueblos en cuanto a terrenos limítrofes; las mediciones de tales terrenos y los títulos de propiedad correspondientes; todo ello en un período que va desde el siglo XVII hasta parte del siglo XIX.

A fin de dar a conocer a las personas interesadas en estudiar el problema de la tenencia de la tierra en estas regiones, datos que les serán de utilidad, está cerca de publicarse un índice de los expedientes que obran en el Archivo referentes a terrenos de indígenas ubicados en el territorio gobernado por la Audiencia de Guadalajara, los pueblos que en él se citan figuran por orden alfabético. Posteriormente se revisará, también con objeto. de publicarse, el índice general de los documentos correspondientes a este ramo, a fin de que se aproveche el conocimiento del contenido de ellos.

Desde julio de 1989, se iniciaron los trabajos para elaborar el índice de los expedientes asentados en los libros de Gobierno, de la Audiencia de Guadalajara, los que se empezaron a formar a fines de 1670, para que en todo tiempo constaran las resoluciones de los asuntos de Gobierno y de oficio, llevados por la propia Audiencia; en los libros se insertaron los textos de las Reales Cédulas y a continuación las diligencias y determinaciones tomadas sobre cada negocio. Las materias tratadas ahí versan sobre nombramientos de funcionarios civiles y designación de cargos eclesiásticos, órdenes de amparo en favor de indios y repartimientos de los mismos para faenas agrícolas, de construcción y de minería, asuntos sobre ganadería, tales, como licencia para traslado de bestias del Reino de Nueva Galicia al de la Nueva España, permisos para tener fierro y marcar los animales, así como para realizar matanza; asimismo, se asentaban resoluciones sobre la industria de la época, así como sobre quiénes podían portar armas; nombramientos de oficiales militares y relaciones sobre visitas a las cárceles. Consideramos que el tener a la disposición una guía del contenido de estos libros será muy útil para la investigación.

La veta más rica en datos sobre las actividades económicas en las regiones ya mencionadas desde finales del siglo XVI, se encuentra en el ramo de Escribanos, en el que a través del estudio de instrumentos tales como poderes, testamentos, escrituras relativas a transacciones sobre inmuebles y otros bienes se pueden conocer aspectos inéditos de nuestra historia, de gran interés para realizar la tarea de entender nuestro pasado. El escribano más antiguo cuyos protocolos figuran en el Archivo es Rodrigo Hernández Cordero, quien ejerció dicho oficio de 1583 a 1590. Igualmente, tenemos una colección de protocolos de los pueblos de Zapotlanejo, Toluquilla, Tlajomulco, Chapala, Cuquío, Tlaquepaque, Tala, San Cristóbal, Yahualica, Zapopan, Ixtlahuacán de los Membrillos, e Ixtlahuacán del Río, en un lapso aproximado que comprende de 1705 a 1887.

Para proporcionar un servicio más eficiente a los usuarios, así como procurar que los libros se conserven en el mejor estado posible, se elaboró un Reglamento de Préstamo a Investigadores en el cual consta una serie de disposiciones que permitirán un manejo más adecuado de los documentos por parte de lectores y personal del Archivo. La Sección Histórica del mismo espera seguir incrementando su actividad, además de la citada anteriormente y así contribuir a la difusión de la memoria histórica de Jalisco y los estados circunvecinos.