Mientras que sería reconfortante saber que nunca veríamos más que una Escritura de cesión de Derechos (quit-claim dees), debemos prepararnos para lo exótico en un medio de negocios cotidianos. Se ha hecho imperativo que desarrollemos un entendimiento competente de los sistemas notariales más allá de nuestras fronteras y de cómo funcionan. De manera muy sencilla, al conocer que la palabra "Notario" aquí no significa lo mismo que "Notario" allá, aumentamos nuestro entendimiento de lo que debemos hacer y, a la vez, nuestra escrupulosidad.

¿Jamás se ha fijado usted en el aumento de nuestro enfoque en el momento en que empezamos a entender el porque de algo? Desde cuando somos muy jóvenes, una advertencia casual de un padre, de no tocar la estufa, por su calor deviene en una cautela súbita alrededor de la estufa. Cuando un jefe nos indica preparar un documento de cierta manera, porque así se aceptará mas fácilmente, de repente somos mas cuidadosos sobre el producto de nuestro trabajo. Si tomamos en cuenta que la escrupulosidad en nuestro quehacer Notarial es esencial para el registro correcto de un documento, ¿ No estamos un poco mas sobre aviso para ser cuidadosos de que el acto Notarial se haya llevado a cabo con apego a la Ley para quien oficia el documento? Una vez entendido el porqué, nos cuidamos mas del que usualmente suponemos que los que preparan el documento y los que aceptan el documento entienden la acción notarial de la misma manera.

Interesante, este no es el caso con los documentos a archivarse en una nación extranjera, que se preparen dentro o fuera de Estados Unidos. Como muchos de nosotros sabemos, los documentos preparados fuera de nuestras fronteras frecuentemente son sustancialmente diferentes a los que requieren en muchos casos de determinaciones y certificaciones que no podemos hacer, en virtud de nuestro sistema legal. Ojalá que el Notariado Extranjero supiera lo que podemos hacer, y que nosotros supiéramos lo que el Notariado Extranjero comprende de nuestros poderes y limitantes. El diálogo que proveemos con la comunidad internacional de Notarios responde a esta búsqueda del entendimiento mutuo que puede hacer que los intercambios de documentos estén menos cargados de miedo, confusión, y, en algunos casos, demora.

Dado que los Notarios extranjeros se ocupan de los documentos estadounidenses tan frecuentemente como nosotros de los suyos, cada cual buscamos saber lo que espere y se anticipe cuando los documentos notarizados se intercambian de un lado a otro de las fronteras. La mayor parte de los Notarios Extranjeros entienden los limitantes del Notario Americano en la preparación del documento. Mientras que el oficio del notariado internacional de derecho civil se desarrolla en algunos estados, todos las practicantes notariales, de cualquier nacionalidad, tiene que trabajar dentro del sistema actual, por restrictivo o expansivo que sea. Debemos entender lo que hacen los Notarios extranjeros y como piensan, aún cuando sea por la sola razón de aseguramos que si existen las "seguridades" legales comunes entre nosotros: que exigimos la presencia personal, que verificamos la identidad y que aseguramos en contra a la coacción y la compulsión al igual que ellos. (Artículo tomado de la Revista de la Asociación Nacional del Notariado Norteamericano, con permiso de la National Notary Associacion, 9350 de Soto A ve. Chastworth, C.A. 91311, U.SA)

Notarios de "Comon Law" y Notarios de "Derecho Civil". Si preguntaras a la gente de diversas partes del mundo ¿Qué hace el Notario?, recibirías respuestas muy variadas. Los Notarios en Estados Unidos juegan un papel importante en la acreditación de firmas y en desalentar el fraude, pero a la vez existen limitantes estrictas a lo que se les permite hacer. Un Notario Estadounidense es oficial ministerial, lo que significa que al Notario no le está permitido tomar decisiones de parte de un firmante, ni ofrecer consejos o preparar documentos. A diferencia de los Notarios Públicos del sistema Estadounidense de "Derecho Común", que se basa en las costumbres, no escritos y en los precedentes legales que dependen tradicionalmente de los oficiales gubernamentales para confirmar la legalidad de una transacción además de la identidad de un firmante.

Los Notarios de las naciones del "Derecho Civil" tiene obligaciones significativamente diferentes a las de sus colegas en Estados Unidos y cumplen muchas funciones no permitidas a los Notarios en los Estados Unidos. Los Notarios del derecho civil son profesionales legales tipo abogado quienes fungen de consejeros imparciales, preparan los documentos para las dos partes en una transacción y aseguran que estos documentos cumplan con los requisitos legales de las jurisdicción competente. Está de más decir que esta dicotomía haya traído complicaciones cuando los documentos notarizados se envían a otros países. Dado que los Notarios Estadounidenses no tengan el mismo entrenamiento legal que tiene sus colegas del derecho civil; muchas naciones ven su trabajo con escepticismo y se muestran poco dispuestos a aceptar los documentos notarizados en Estados Unidos. A la vez, el concepto de un profesionista legal que representa las dos partes en una transacción contradice las presunciones básicas de los códigos legales de Estados Unidos. Sin embargo, continúan las labores para mejorar el estatus y la fama en el extranjero de los Notarios Estadounidenses. De hecho, dos estados, Florida y Alabama, recién han desarrollado un nuevo tipo de oficio notarial para llenar el abismo entre los Notarios Estadounidenses y los del derecho civil.

Derecho Común y Derecho Civil.

Muchos de los obstáculos por reconciliar los roles de los Notarios Estadounidenses y los del derecho civil, resultan del hecho que los dos oficios se desarrollan bajo sistemas legales radicalmente diferentes. Mientras que a la mayor parte de las Naciones Europeas y Latinoamericanas adoptaron sistemas basados en una tradición que se conoce como el "derecho civil", usando los códigos escritos originalmente desarrollados por los Romanos, las tradiciones legales en Estados Unidos se basaron en el sistema de "derecho común" de Inglaterra que emplearon las costumbres y las leyes no escritas para determinar las decisiones legales. "En la tradición del derecho civil las leyes se derivaron de los códigos escritos con anterioridad los Jueces actúan como los que hicieron cumplir aquella Ley "Dijo Alejandro Garro, profesor del derecho comparado de la Universidad de Columbia den Nueva York". "El derecho común evolucionó sin un código escrito. Los casos se decidieron en base al precedente anterior. Esto conllevó a los métodos diferentes de acreditar los documentos en cada sistema legal, explicó. Los sistemas del derecho civil prefirieron un proceso mas detallado de acreditación de documentos que incluyó la verificación por parte de un oficial gubernamental quien también determinó la legalidad de la transacción; mientras que el derecho común empleó a los Notarios, quienes fungían en un papel mas limitado para acreditar la identidad del firmante.

¿Cuál es el papel de un Notario de Derecho Civil?

En los países de derecho civil, los Notarios son profesionales legales y debe tener un título en Leyes. Sin embargo, solo fungen de la misma manera como un abogado tradicional. Actúan como oficiales públicos al servir como consejeros legales imparciales a las dos partes en una transacción. Por ejemplo, si las dos partes piden la ayuda de un Notario de derecho civil para cerrar una transacción de bienes raíces, el Notario aconseja a las dos partes sobre cualquier ramificación legal, y si las dos partes involucradas así lo desean, puede verificar los detalles de la transacción. Una vez que las dos partes entienden y están de acuerdo, el Notario del derecho civil elabora un documento para llevar a cabo la transacción. Este documento se considera fidedigno basado en el estatus y la fe pública del Notario si el que lo elabora se acepta como auténtico y admisible en una corte de derecho. Los Notarios de "Derecho Civil" son responsables de preparar un documento que es eficaz y que se puede hacer valer legalmente, dijo Angel Marrero, ex presidente de la Asociación de Notarios Puertorriqueños. (Aún cuando sea un territorio Estadounidense, Puerto Rico tiene un sistema de Derecho Civil a causa de su herencia española). "Es la responsabilidad del Notario del derecho civil asegurar que las partes involucradas en el contrato entiendan lo que hacen".

Los Notarios del derecho civil también son responsables de guardar y archivar los documentos que preparan. "Una vez que firman el documento las partes y el Notario, el original se convierte en propiedad pública. Se queda bajo custodia del Notario, pero es propiedad del Estado, agregó Marrero. "Luego el Notario emite bajo su firma una copia del documento, la cual, para todo propósito legal, equivale al original". Los Notarios públicos en Estados Unidos, por otro lado, tiene expresamente prohibido 1er consejo legal y elaborar los documentos firmantes, a menos que sean profesionales calificados en la materia tal como lo hace un abogado, un tercer oficial, es un contrato (escrow officer) o un agente de bienes raíces, por ejemplo, los Notarios de la Ciudad de Louisiana son una excepción única a esta regla. Como ex colonia de Francia y España, Louisiana es el único Estado que tiene un sistema legal basado en el modelo de derecho civil. Recibimos la autorización para retener nuestro sistema de derecho civil cuando Louisiana se hizo Estado de la República en 1912, dijo Robert Hodges, abogado y Notario en Bbaton Rouge. "Hubo bastante preocupación sobre la adopción de un sistema de derecho común, pero Tomas Jefferson (El presidente que compró Louisiana a Francia) se mostró muy comprensivo". Por eso, los Notarios de Louisiana tienen poderes para preparar los documentos y fungen un papel similar a los Notarios de derecho civil de otros países.

Conflicto y Confusión.

Pero además de Louisiana, las diferencias entre los papeles de los Notarios en Estados Unidos y los de las Naciones de derecho civil han creado muchas complicaciones en la acreditación de documentos que circulan entre Estados Unidos y otros países. Por cumplir un papel procesal considerablemente diferente al de sus colegas de derecho civil, a los Notarios Estadounidenses no le exigen tener el extenso entrenamiento legal que tienen los Notarios de derecho civil. Como resultado, los oficiales en otros países frecuentemente no entienden el papel del Notario Estadounidense, incluso rechazan los documentos notarizados en Estados Unidos. Según el profesor Garro. "A veces otros países han rehusado aceptar los documentos notarizados por un Notario Estadounidense", y agregó en Alemania, por ejemplo, se han puesto reparos a los documentos notarizados por los Notarios de derecho común. Es un tema de debate". Marrero está de acuerdo, añadiendo que las diferencias entre los Notarios Estadounidenses y los de derecho civil han sido problema continuo en diversas partes del mundo.

Encontrando terreno común

En 1997, el Estado de florida introdujo la legislación para crear un nuevo oficio para aumentar la confianza en el extranjero con relación a la integridad de los documentos americanos. Los abogados con cinco años de experiencia en ejercer profesional podían solicitar y tomar un examen para hacerse "Notarios Internacionales" autorizados a actuar de manera similar a la de los Notarios de derecho civil de otras naciones. "El gobierno Estatal quiere fomentar el comercio internacional" dijo Tom Skola, abogado y Notario internacional en el bufete de Becker & Poliakoff en Miami, Florida. Sin embargo, por lo nuevo del oficio, otros países todavía no reconocen plenamente los Notarios Internacionales de Florida. "No he usado mi poder de Notario de derecho civil todavía, porque los países norteamerícanos no lo honrarán", Skola dijo. "El consulado Brasileño dijo que no reconocería la autoridad de un Notario internacional de Florida". Según Todd Kocourek , abogado internacional especial para el Departamento de Estado de Florida, los oficiales de Florida han estado trabajando con otros países y con la Unión Internacional de Notarios Latinos para ayudar a promover el reconocimiento de los Notarios internacionales de Florida en el extranjero. "Enfocamos a recibir consejos respecto a la cosa que les gustaría ver en nuestro programa", dijo Kocourek. Un ejemplo es la "fe pública" el respeto legal y judicial dado a los actos notariales. La "fe pública" es una manera de que existe un estatuto que provee la autoridad para que los Notarios internacionales actúen correctamente según la jurisdicción que recibe el documento.

Reconciliar el oficio con el existente sistema legal estadounidense es otro reto que se enfrenta, dijo Bruce J. Robbins, director de la Red de Notarios Internacionales de Florida, Inc. "Estados Unidos nunca ha reconocido ese oficio en su práctica de derecho. En nada se parece al Notario Público; es mas similar un intermediario", dijo. Realmente es ajeno a la práctica estadounidense, en donde normalmente usted representa una parte o la otra. Según Skola, las normas éticas para los abogados en Estados Unidos hacen difícil representar las dos partes en una transacción a la manera de los Notarios de derecho civil. "El principio general es que no se pueden representar ambas partes en una transacción en la mayoría de los casos. Un abogado estadounidense todavía tiene que cumplir con los requisitos, la ética, y las preocupaciones del cuerpo de abogados," dijo. "Usualmente los Notarios en otros países no están ejerciendo como abogados. Quizá se graduaron de una facultad de derecho pero no fungen como abogados". A pesar de esto, la creación del oficio de Notario internacional ha sido recibido como un paso importante en promover el comercio internacional. Skola dice que ve el establecimiento del oficio en Florida como la primera fase en mejorar el reconocimiento de los documentos estadounidenses enviados al extranjero. "Ahora que Florida tiene Notarios internacionales, pueden ir a otras jurisdicciones y averiguar como puedan conseguir el reconocimiento para ellos por parte de otros países", dijo. El estado de Alabama recientemente siguíó el ejemplo de Florida y promulgó una Ley para crear su propio programa de Notarios internacionales. Chuck Grainger, Abogado General para el Despacho del Secretario de Estado de Alabama, dijo que el estado espera trabajar estrechamente con Florida y otros Estados para promover el desarrollo consecuente de los programas de Notarios internacionales a nivel nacional. «"estamos trabajando para asegurar que los cimientos de la Notaría de derecho civil se establezcan bien antes de apurarnos para implementar algo", dijo. Alabama pone la muestra de desarrollar la Notarla de derecho civil como un programa nacional, en vez de un programa Estado por Estado, al trabajar con Florida. La organización nacional todavía no se desarrolla bien porque es un concepto nuevo para Estados Unidos".

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