El Protocolo Notarial

De donde advertimos que las primeras 3 etapas son actividades preparatorias del instrumento notarial, las cuales constituyen verdaderos ejercicios mentales, que tienden a su perfeccionamiento mediante la autorización que es la esencia de la función notarial, pero aquí no se agota, ya que los dos últimos aspectos se prolongarán por un mayor tiempo, es decir, la conservación y la reproducción de los documentos, lo cual reviste particular importancia, de donde nos resulta la inquietud de encontrar un mecanismo que nos asegure la perdurabilidad del documento, el que ha sido conservado desde varios milenios, pasando del papiro al papel.

I. CONCEPTO

Siguiendo a Alberto de Velasco, etimológicamente protocolo encuentra su origen en el vocablo latino protocolum, y éste a su vez, de las raíces griegas proto y kollas, con los siguientes significados: de primero y pegar, respectivamente, teniendo como acepciones "parte principal o principal lugar"

Mercado entiende al protocolo como "la colección ordenada cronológicamente de escrituras, testamentos y actas autorizadas por fedatario en un año y conservadas para siempre, como propiedad del Estado en uno o más tomos''.

Según Pedro Ávila Álvarez, protocolo "es la colección ordnada cronológicamente de instrumentos públicos o de alguna clase de ellos, autorizados en cierto tiempo en una Notaría determinada".

Estos conceptos se han formado a partir de la esencia misma de la actuación notarial, es decir, que el Notario conserva el documento original por él intervenido, respecto de lo cual, según se ha advertido a través de la historia, éste se ha formado sobre la base de pliegos sueltos, lo que corrobora el sentido gramatical de este concepto, y que según refiere Bernardo Pérez Fernández del Castillo, México es de los únicos países en donde se llevaba el sistema del protocolo cerrado; es decir, aquél que previamente a su autorización y utilización ha sido encuadernado, y que según refiere el propio autor, tuvo como causa el establecer dicho sistema, en la exposición de motivos de la Ley del Notariado del Distrito Federal, presentada el año 1901: evitar las constantes pérdidas que se sufrían de los folios, así como que por la escritura simultánea por parte de varios empleados de la Notaría los pliegos eran encuadernados inoportuna e inconvenientemente.

Sin embargo, parece que para fortuna del gremio notarial, la idea de formar el protocolo sobre folios sueltos vuelve a tener eficacia, así advertimos que en los estados de Baja California Sur, Coahuila, Colima, México, Oaxaca, Querétaro, Sinaloa, Sonora, Tamaulipas, y el nuestro, además del Distrito Federal, se ha establecido este sistema del llamado "protocolo abierto", concepto este que estimo no corresponde a su sentido gramatical, toda vez que según advertimos en la doctrina notarial, existen actas de apertura y de cierre de un protocolo, según correspondan al inicio o a la conclusión de la actividad notarial, de ahí que el protocolo por su esencia debemos considerar que se debe formar sobre pliegos sueltos, por lo cual, considero se deberá hablar simplemente de "protocolo".

En atención a que en este curso participan exclusivamente notarios de nuestra entidad y tomando en cuenta lo reciente de su implementación, así como las observaciones que sobre el particular se han efectuado, tanto por la Dirección del Archivo de Instrumentos Públicos como por la Procuraduría General de Justicia del Estado, trataré de integrar este concepto a la Ley del Notariado del Estado de Jalisco, a cuyo ordenamiento me referiré cuando no haga el señalamiento expreso de que se trata de otra legislación.

En nuestra Entidad, al pasar del protocolo cerrado al protocolo abierto, el artículo 50, define al protocolo como "el conjunto de folios ordenados numérica y cronológicamente, en los que el Notario, observando los requisitos establecidos en la presente Ley, asienta y autoriza escrituras, y actas que se otorgan ante su fe", indicando además que: "forman parte del protocolo los libros de documentos, los índices y las actas de apertura y cierre de cada tomo", de donde advertimos que la definición resulta incompleta por no comprender a los demás libros, ya que se excluyen a los mencionados legajos de documentos, índices, actas de apertura y cierre, por lo anterior, pretendo entender al protocolo como el conjunto de folios ordenados conforme al orden numérico, utilizados secuencialmente, en los cuales el Notario asienta y autoriza las escrituras y demás actos que se otorguen ante su fe, así como las actas de apertura y de cierre, documentos e índice que se relacionan con los actos notariales.

II. REQUISITOS (artículo 51)

Los folios que integran el Protocolo observarán las siguientes formalidades:

1. Deberán ser foliados y perforados (aun cuando en la práctica se ha prescindido de esta segunda condicionante en virtud de haber advertido que de perforarse se dificultaría su impresión).

2. Deberá expresarse el número de la notaría y el municipio de la adscripción del Notario.

3. Deberán ser autorizados por la Secretaría General de Gobierno, por conducto del Archivo de Instrumentos Públicos y por el Consejo de N otarios, mediante la impresión de una leyenda que se contiene al margen inferior izquierdo.

4. Se imprimirá al margen superior derecho el sello de Notario, en el concepto de que mediando un convenio de asociación notarial, válidamente se podrá preimprimir el sello del titular y después, si es el caso, manualmente imprimir el del suplente.

5. Se reserva al Consejo de Notarios la facultad de precisar las medidas y sus características, procurando su óptima conservación e impresión.

6. Cada tomo se integrará por el número de 200 o sus múltiplos, hasta alcanzar el guarismo de 2,000.

III. ACTA DE APERTURA (artículo 54)

Se formará una por cada tomo y será autorizada por el Director del Archivo de Instrumentos Públicos, debiendo seguir las siguientes directrices:

1. Se levantará por duplicado.

2. Se expresará el lugar y fecha (espero que pronto puedan llegar a funcionar las oficinas regionales de esta Dirección, para que nuestra ciudad deje de ser la única que cuente con ese honor).

3. El número de folios utilizables (y aún cuando la Ley no lo menciona, se señala el guarismo que corresponde).

4. El nombre y el apellido del Notario que utilizará dichos folios.

5. El número de la Notaría y aún cuando la Ley tampoco lo requiere, se anota al Municipio.

6. En el caso de mediar convenio de Asociación Notarial, se indicará la fecha de la publicación y el número del ejemplar del Periódico Oficial del Estado de Jalisco.

En el último párrafo se expresa que no podrá asentarse acto jurídico alguno sin que previamente se hubiere levantado el acta anterior.

IV. ACTA DE CIERRE (artículo 60)

Por cada tomo, exclusivamente al final del último folio de los que lo integran, se levantará un acta, misma que deberá ser realizada dentro del plazo de noventa días naturales computados a partir del otorgamiento del último instrumento, la cual deberá ser presentada para su visado dentro de esa temporalidad, ante el Director del Archivo de Instrumentos Públicos, en donde se debe precisar:

1. El número de escrituras asentadas;

2. Las que no pasaron yen este supuesto señalar la causa;

3. El número de folios utilizados;

4. La cantidad de folios inutilizados;

5. El número de volúmenes que integran el tomo, y

6. Los folios que formarán cada uno de los volúmenes.

El tomo debidamente encuadernado deberá ser presentado a la Dirección del Archivo de Instrumentos Públicos dentro del término de 90 días, computados a partir de la fecha de otorgamiento del último instrumento y sólo para el caso de que este funcionario advierta irregularidades relevantes, estimo debe entenderse, sólo las muy graves, levantará acta que será remitida a la Secretaría General de Gobierno.

V. ACTA DE SUSTITUCIÓN, AMPLIACIÓN O REDUCCIÓN DE LA CAPACIDAD AUTORIZANTE (artículo 55)

Para el caso de habérsele autorizado a un Notario los folios que integrarán el tomo correspondiente, y el Notario deba ser substituido por otro, bien sea por licencia o suspensión acordada por el Ejecutivo de la Entidad, o por la reanudación de funciones, así como en el supuesto de haberse celebrado o disuelto un convenio de asociación notarial, en el folio inmediato se levantará acta circunstanciada, en donde además de precisar el acuerdo se indicará el número de folios pendientes de utilizar.

Al producirse la falta definitiva del titular, existiendo convenio de asociación con el suplente adscrito, según el artículo 46, cuarto párrafo, este último, a su elección, previo el acuerdo del Ejecutivo, podrá iniciar su propio protocolo a partir de la escritura número 1, o bien continuar con el uso y numeración del anterior protocolo, en cuyo evento, también habrá necesidad de levantar esta acta.

VI. REGLAS PARA EL USO DEL PROTOCOLO

1. La formación del protocolo debe efectuarse en folios de papel de buena calidad, lo que garantizará la durabilidad.

Como se ha dicho anteriormente será facultad del Consejo de Notarios establecer sus características, en cuanto a dimensiones y peculiaridades, con la sola taxativa de que se realicen impresiones dentro de los márgenes y contando de entre 34 y 40 renglones por página, que deberán ser colocados en forma equidistante (artículo 52).

Destaco esta última característica, renglones equidistantes significa que exista la misma distancia entre uno y otro, por lo cual, esto no se cumple cuando habiéndose impreso el instrumento y dejando tan solo el espacio para señalar la hora en que concluyó su firma, esta anotación se realiza sin sujetarse a esta regla, ni mucho menos cuando en aras de no volver a imprimir un instrumento al cual se pretenda hacer testaduras o aclaraciones de las partes antes de firmar, se reduce a su mínima expresión la distancia entre las líneas.

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