Documento (de docere, enseñar) es aquella cosa mueble a la que se ha incorporado artificialmente una grafía, en principio escrita, expresiva del pensamiento, jurídicamente relevante de su autor.
Tiene, pues, el documento una corporalidad, es una cosa corporal, mueble en los términos de la definición del Código Civil y por lo tanto es susceptible de ser propiedad de alguien.

En principio la grafía que forma el documento es la escritura. Esto es indudable en el Código Civil que con frecuencia viene a confundir documento con escritura utilizando indistintamente ambos términos. Pero hoy han aparecido otros medios de reproducción como son, en primer lugar la fotografía, y luego la cinta magnetoscópica y más recientemente el video, laser disc y más recientemente las cintas u otros soportes del lenguaje informático. ¿Pueden considerarse estos modernos elementos, documentos? En el aspecto jurídico legal no de momento, al no estar reconocidos por el Código, pero otro tema es el de si debe ampliarse el concepto de documento para incluirlos.

De hecho en las escrituras o actas notariales es frecuente incluir como anexos, siendo discutible si forman parte o no del documento, planos, fotografías o fotocopias. Pero, como dice R. Adrados es dudoso si estos denominados documentos no escritos constituyen verdaderos documentos o son más bien otros medios de prueba que quedan a merced de la decisión del Tribunal. En estos documentos, aparte de las facilidades de sustitución o falsificación, no existe la posibilidad de firma que es el medio a través del cual el otorgante o autor del documento asume la autoría del mismo y acepta como suyo lo en él incluido.

Es interesante detenerse un momento en el denominado documento informático que fue objeto de cuidadosa atención en el reciente Congreso Internacional celebrado en la bella ciudad colombiana de Cartagena de Indias, en sus conclusiones tras destacar la difusión del documento informático en el mundo moderno y ponderar sus riesgos el Congreso en sus conclusiones acordó mantener que "en el estado actual del avance tecnológico deben mantenerse las exigencias del papel escrito y de la firma, aunque propone estimular la utilización de nuevas tecnologías como medio auxiliar del notario y la creación por la Unión de un grupo de trabajo sobre el documento informático y el documento notarial que tenga por objeto adaptar el notariado a las nuevas tecnologías y armonizar entre los países miembros las normas fundamentales de seguridad en esta materia.

Consideramos, pues, que el documento, al menos por ahora es fundamentalmente un medio gráfico de incorporación del pensamiento humano. En definitiva un escrito que contiene un pensamiento jurídicamente relevante.

B) Concepto de documento público

Determinado ya el concepto de documento en general estamos en condiciones de definir el documento público.
Dice el artículo 1216 del Código Civil español que "Son documentos públicos los autorizados por un notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la Ley".

La doctrina suele ver en esta definición tres requisitos para considerar a un documento como público: El que su autor sea funcionario público, que sea competente y que se ajuste a las solemnidades legales. R. Adrados dice que en realidad los tres se reducen a uno, el carácter público de su autor, ya que el funcionario público solo es funcionario público cuando actúa dentro de los límites de su competencia y conforme a las reglas que gobiernan su función. Aunque esto indudablemente es cierto, sin embargo, consideramos preferible detenemos un momento en cada uno de los requisitos recogidos en el artículo citado:

-Notario o empleado público. Cita expresamente el Código al notario como autor normal del documento público y añade empleado público para diferenciar al notario que, aunque funcionario no es en realidad empleado público como hemos recalcado suficientemente.

- Competente. La competencia abarca un doble contenido.

En primer lugar la competencia territorial. Como es sabido el notario lo es de un lugar concreto y la delegación que le permite ejercer la fe pública se limita al territorio para el que ha sido nombrado. Al igual que la ley española el artículo 3 de su ley establece que "el notario desempeñará su cargo.... dentro de los límites territoriales municipales de su adscripción" y el artículo 4 puntualiza que 11 el notario deberá actuar en su oficina notarial o en los lugares dentro de su adscripción, en donde resulte necesaria su presencia".

Junto a la competencia territorial está la funcional. En este sentido el notario es depositario de la fe pública para todos los actos extrajudiciales. Así lo determina la ley orgánica del notariado español. También su ley en su artículo 1 habla de 11 actos, negocios y hechos jurídicos" expresión suficientemente elocuente de toda la actuación extrajudicial.

Quedan fuera, en principio de la competencia notarial las actuaciones judiciales así como las administrativas.

Aunque está claro que el notario no puede actuar en el campo del proceso ya no está tan claro que todas las actuaciones a la sazón atribuidas a los jueces son propiamente judiciales o si algunas de ellas no podrían e incluso debían ser atribuidas a los notarios. Se plantea en este supuesto la problemática de la llamada jurisdicción voluntaria, que ha sido objeto de un importante tema del reciente y varias veces nombrado Congreso de Cartagena de Indias. En principio nadie discute que la jurisdicción contenciosa es exclusiva del juez, aun cuando el notario esté capacitado y en muchos países tiene una gran intervención en los arbitrajes de derecho privado que tienden a extenderse en un intento de aliviar los ahogos que padece a justicia en casi todos los países. Incluso en algún lugar, como en Alsacia hay una costumbre que exige, y así suele pactarse en las escrituras que cuando se trate de iniciar un procedimiento judicial con base en una escritura con carácter previo deben acudir ambas partes al notario que intentará conciliarlas. Se trata de una especie de acto de conciliación notarial previo al proceso.

Pero los jueces, muchas veces por arrastre histórico y sin ninguna justificación ejercen también una serie de actividades que son reunidas cual auténtico cajón de sastre dentro de la llamada jurisdicción voluntaria. Los autores que se han ocupado del tema comienzan diciendo que ésta mal llamada jurísdícción voluntaria no es propiamente una jurisdicción ya que en ella el juez no juzga ni resuelve un litigio sino que se limita a declarar derechos, y que muchos de los actos hoy realizados por los jueces podrían e incluso entran de forma más exacta en las competencias de los notarios a los que deberían estar atribuidos. Así lo entendió el Congreso de Cartagena, si bien en estos actos de jurisdicción voluntaria hay que distinguir aquellos en que la intervención del juez tiene por finalidad proteger intereses que están huérfanos de protección como son por ejemplo las autorizaciones preceptivas para la enajenación de bienes de menores o ausentes, y aquellos otros que se limitan a la mera declaración de derechos, que son los propiamente atribuibles al notariado. En España, y algunos otros países ha adquirido este tema una especial actualidad ante el agobio por el que pasan los tribunales y se han levantado voces que han reclamado la atribución a los notarios de estos actos, e incluso una reciente ley de 1992 ha abierto el camino, que esperamos será seguido pronto, al atribuir a los notarios las declaraciones de herederos. Junto a estas se reclama como susceptibles de atribución notarial los deslindes, consignación de deudas con efectos liberatorios, apertura de testamentos cerrados, adveración de los ológrafos y de los restantes hechos sin intervención notarial, expedientes de dominio para la inmatriculación de fincas, expedientes para liberación de gravámenes del Registro, etc. Incluso determinados actos del Registro Civil son susceptibles de atribuirse, como ocurre, por ejemplo, en Colombia al notariado, entre ellos los divorcios por mutuo consentimiento cuando no existen hijos, etc. En todos estos supuestos la intervención judicial no tiene una justificación suficiente y al amparo de los aires de des judicialización que hay en algunos países esperamos puedan ser atraídos a la esfera notarial.

- Con las solemnidades establecidas en la Ley. Este es el último requisito que apenas merece comentario. Por supuesto que toda la actuación notarial debe circunscribirse a lo establecido en la Ley. Si el notario no se ajusta a la legalidad el documento es nulo y por tanto no reúne la cualidad de público.

C) Requisitos del documento público

Suele la doctrina separar los requisitos de fondo y forma de los documentos públicos.

En cuanto a los requisitos de fondo suelen señalarse la autoría, la inmediación, la legalidad, la adecuación, la redacción, con la misión de asesoramiento previo. Todos ellos los hemos estudiado en la lección anterior al tratar los principios del Notariado Latino.

Los requisitos de forma son los destinados a garantizar la existencia, legibilidad y conservación del documento público. Suelen variar de unos países a otros. Yo me voy a limitar a señalar brevemente los requisitos más importantes que recoge la legislación española, sin perjuicio de que en el coloquio podamos comentar sus particularidades y observar las posibles diferencias con la legislación mexicana.

1.- La materia sobre la que se redacta el documento es el papel. En España los documentos deben realizarse en papel timbrado expedido por el Estado y puesto por éste a disposición de los notarios. Recientemente y debido en parte a la mala calidad del papel fabricado por el Estado y a la existencia de falsificaciones debido a que el papel se vendía en los estancos y podía comprarlo cualquiera, el Consejo General del notariado solicitó y obtuvo del Ministerio de Hacienda la expedición de un papel especial destinado exclusivamente a uso notarial, lo que se refleja en el propio papel, de una calidad superior, lo que implicó el pago de un costo suplementario por los notarios y que se entrega exclusivamente a los notarios.

2.- En cuanto a la corporalidad de la grafía el artículo 25-1 de la Ley Notarial exige "letra clara, sin abreviaturas y sin blancos. Tampoco podrán usarse en ellos guarismos en la expresión de fechas y cantidades". Esta exigencia la he visto recogida, casi literalmente, en el artículo 82 de su Ley que también dice que todo "instrumento se redactará con letra clara, sin abreviaturas, y expresando las fechas y cantidades en letra".

Nuestro Reglamento Notarial vigente ha matizado un poco lo dicho por la ley cuando dice que los caracteres deben ser "perfectamente legibles" y marcados en el papel en "forma indeleble". En cuanto a las abreviaturas y blancos, precisa que no se refieren a las iniciales, abreviaturas y frases reconocidas comúnmente por tratamiento, títulos de honor, expresiones de cortesía, de respeto o buena memoria, ni se reputarán blancos los espacios que resulten al final de una línea cuando la siguiente empiece formando cláusula distinta. Pero en este último caso deberá cubrirse el blanco con una línea de tinta. También sigue diciendo que no podrán usarse guarismos en ningún caso y concepto sin que hubieren sido puestos previamente en letra. Pero se exceptúan aquellos que impliquen la expresión de cantidades que no afecten al valor o precio del contrato, o que no constituyan referencia numérica de las fechas y datos de otros documentos o notas de inscripción en los Registros o del pago del impuesto.

3.- Más complejo es el problema del idioma. Con gran rigidez nuestro Reglamento vigente dice que los documentos deberán redactarse en idioma español, es decir en castellano.

Permite la redacción en otros idiomas o dialectos hablados en España -recuérdese que en España hay lenguas distintas del castellano- pero exigiendo una serie de requisitos y siempre en doble columna. También permite la redacción en doble columna cuando el otorgante sea un extranjero que no entienda el idioma español.

Este requisito hay que entenderlo modificado por la Constitución española y los Estatutos de Autonomía que reconocen la cooficialidad de los restantes idiomas hablados en España lo que implica la posibilidad de redactar documentos en las regiones autónomas en catalán, vasco o gallego, por ejemplo, sin necesidad de su traducción al castellano ni el requisito de la doble columna. Persiste, sin embargo, esta prohibición y requisito para los idiomas extranjeros lo que plantea no pocos problemas respecto de documentos cuyos efectos se prevea han de producirse en un país extranjero y respecto de los cuales, siempre que el notario conozca el idioma, o intervenga intérprete adecuado, debería autorizarse la redacción directa en el idioma extranjero.

4.- El lugar y la fecha son requisitos formales esenciales a todo documento e imprescindible para estudiar su compatibilidad con otros documentos así como la competencia del propio notario autorizante.

5.- El autor de documento es requisito imprescindible del documento exigido por la Ley Notarial y el Reglamento.

6.- La autorización es el último requisito formal del documento exigido por ambos textos legales. La autorización consiste en la imposición del signo, y rúbrica del notario así como el sello que utilice. En su Ley veo que se ha suprimido el requisito del signo, residuo tradicional del pasado mantenido por la legislación española. Así resulta del artículo 95 de su ley que solo habla de firma y sello.

D) Efectos del instrumento público

Veamos sintéticamente los efectos del instrumento público.

a) La fe pública

El primero y más importante es la fe pública. La recoge el artículo 1218 del Código Civil español que dice "los documentos públicos hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de éste. También harán prueba contra los contratantes y sus causahabientes, en cuanto a las declaraciones que en ellos hubiesen hecho los primeros".

Dentro de su aparente simplicidad no deja de plantear algunas cuestiones el precepto. Respecto de la fecha está claro que resulta amparada por la fe pública, tanto si se limita a expresar el día o si añade también la hora, como es preceptivo en algunos documentos, como los testamentos.

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