La industria de la computación y el desarrollo de esta ha venido a facilitar a los Notarios la elaboración de escrituras y contratos a través de, entre otros programas, el proceso de palabras.
Francamente yo no se como Miguel de Cervantes Saavedra pudo escribir “El Quijote”, o todos los demás grandes escritores que hemos tenido, pudieron escribir sin contar con un proce4sador d palabras.
El uso de equipos modernos de automatización, ha venido a cambiar el ambiente tradicional en las notarias, mismas que evolucionaran todavía más debido a la familiarización que se logre con el equipo de cómputo y con el desarrollo de la tecnología.

EL PROCESO DE LA PALABRA

El proceso de la palabra o proceso de texto, técnicamente se refiere al uso de equipo electrónico para crear, editar, examinar, manejar, transmitir, almacenar, consultar e imprimir material en un texto.

El uso de los dispositivos de proceso de la palabra, por medios electrónicos, comenzó a ampliarse en 1964 cuando 18M produjo aquellas maquinas electrónicas con memoria de tipo de cinta magnética.

Posteriormente se han producido otros sistemas que empleaban tarjetas magnéticas casettes y cintas como medio de grabación, hasta legar a la utilización actual de computadoras como herramienta de trabajo.

El moderno sistema de proceso de la palabra es una maravilla y flexible herramienta de trabajo. Se teclea un texto, se despliega en la pantalla y se tiene la gran ventaja de que utiliza una rapidez muchas veces mayor que la de una mecanografía en una maquina de escribir tradicional ya que los párrafos u oraciones se pueden añadir, borrar o mover en cualquier lugar del documento, adecuándolo al contrato que se este preparando, dándole al final as instrucciones de formato e impresión.

VENTAJAS

A mi modo de ver, contamos con las siguientes ventajas:

1.- FACILIDAD DE REDACCION.- Rafael Vargas e la platica que nos dio acerca del Protocolo abierto, señala que acera del Protocolo abierto, señala que el “Notario es ante todo un profesional del derecho, que da forma legal a la voluntad de sus clientes, los asesora con sus conocimientos jurídicos y luego REDACTA, el instrumento, le da fuerza legal y lo conserva para darle permanencia”. La computación facilita la redacción y revisión del documento.

2.-ADAPTACION, MEJORAS Y PERFECCIONISMO al documento editado.

3.-DEPOSITO Y ARCHIVO. Con la posibilidad de uso del Protocolo Abierto, los medios electrónicos pueden ser un medio de control de archivo de los documentos notariales.

4.-LIMPIEZA- El uso de medios electrónicos para la impresión de documentos legales y Notariales, viene a dar una imagen de limpieza y orden, superior al usado actualmente y sin el uso de las gelatinas que han demostrado no tienen la característica de durabilidad y legibilidad que tiene una impresión directa.

5.-EFICIENCIA Y RAPIDEZ en el trabajo.

6.-CONSERVACION Y GUARDA de los documentos notariales para futuras revisiones o mejoras y por último.

7.- ECONOMIA.- Esta ventaja se deriva del gran ahorro de papel que tendremos con la revisión de contratos en pantalla y el gran ahorro de tiempo de secretarias auxiliares de la Notaria que no tendrán que perder gran parte de su tiempo tecleando contractos que han sufrido pequeñas modificaciones.

DESVENTAJA

Sin embargo, hay que ser realistas, la utilización de la computación en la función Notarial, tiene como gran desventaja, la creciente utilización de machotes o formatos previamente hechos, que muchas veces no son redactados por el mismo Notario y no se adecuan al contrato o acto jurídico que se pretende.

Hay que prevenir sin embargo el riesgo de la automatización del Notario, no de a función Notarial.

Algunas instituciones han propugnado por quitar a los Notarios de nuestra función con el pretexto de que no hemos sido capaces de cumplir con la escrituración masiva de interés social.

Considero que tenemos obligación de hacernos cargo de la escrituración masiva de interés social, inclusive prestando Servicio Social en los teminos de nuestra Ley del Notariado, o fijando de común acuerdo los teminos para prestarlos en casos específicos.

La computación viene a ser un elemento valioso para el servicio que se pretende debido a las facilidades dichas, pero insisto evitando hasta donde sea posible el uso inmoderado de “Machontes” para todo uso, recordar la obligación del Notario de intervenir en la Redacción del Instrumento, dando forma legal a la voluntad de las partes.

La computación, insisto, es un elemento valioso para nuestra labor, pero sin que perdamos, la objetividad del contrato que estamos redactando y sin que perdamos de vista la continuación y el trámite hasta su conclusión del negocio Notarial que nos han encomendado.

CONTROL DE NOTARIA

Hasta este momento me ha referido únicamente al proceso de la palabra, que es utilización primaria que los Notarios haremos de las procesadoras. No obstante, en el futuro y una vez familiarizados en este uso, les daremos uno más acorde con sus funciones que son el manejo y ordenación de datos, como puede ser el control integral de la Notaria mediante programas de seguimiento y control de tramites y el uso de la programación para el calculo y pago de Impuestos como el Impuesto Sobre la Renta que ha sido cada vez mas complejo para nuestra labor.

La utilización de equipos de cómputo en las Notarias ha sido reconocida como podemos ver en la autorización contenida en resolución publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 8 de julio de 1987 en la que autoriza al Notario a utilizar hojas impresas por nuestro equipo de computo para la presentación de declaraciones de retenciones de pagos de Impuesto Sobre la Renta en lugar de utilizar la forma oficial (HIAI-I) que con tanta dificultad veníamos utilizando.

PROGRAMAS

Existen en el mercado y en diversos congresos y jornadas nos han sido presentados algunos programas integrales sobre el manejo y control de Notarias. Yo pienso y es criterio personal, que estos programas pueden ser excelentes sierre y cuando los revisemos con calma y estemos conformes que se adapten sobre todo el TAMAÑO DE NUESTRAS NOTARIAS. Por experiencia propia, cuando he hablado de computación con cualquiera de nuestros colegas del DIF. Me ha encontrado que al decirle el número de escrituras que procesamos como promedio en las Notarias de tamaño mediano y chico de esta ciudad, no llegan anualmente al promedio mensual de muchas de las Notarias de esa ciudad.

Al contratar un programa de control tenemos que ver primero si se adapta a NUESTRO TAMAÑO, ya que en caso contrario lo único que nos va a traer ese programa es un cúmulo de trabajo para alimentar a la computadora de tantos datos.
Es consecuencia para el desarrollo de cualquier programa de computación, propongo qe antes de iniciarlo, debemos de:
1.-DEFINIR NUESTRAS NECESIDADES.
2.-ANALIZAR Y RECOLECTAR LOS DATOS QUE REUNIREMOS PARA NUESTRO SISTEMA.
3.-DISEÑARLO CONFORME A NUESTRA SITUACION REAL.
4.- ANALIZAR LOS DATOS DE ENTRADA QUE SE REQUIERAN.
5.- LA PREPARACION DEL PROGRAMA A CARGODE ESPECIALISTAS EN LA MATERIA.
6.-IMPLEMENTACION Y MANTENIMINETO, debe chocarse el programa, buscarse los errores, probarse en situaciones realistas y buscar servicio de mantenimiento para mejoras y adaptaciones a las
necesidades particulares de cada uno.

FORMACION PROFESIONAL DEL NOTARIO

La modernización de la oficina Notarial y en general la evolución acelerada del mundo de los negocios, ha vuelto complejo el ejercicio de nuestra profesión, la adopción de técnicas modernas ha permitido que otras profesiones se desempeñen en forma más eficaz que nosotros que seguimos con técnicas obsoletas.

El offset, la gelatina, las copias fotostáticas, y el proceso de las palabras, solo han minimizado nuestro atraso con otros campos que se valen de las fotográficas la cibernética, la energía nuclear, etc, mientras nosotros seguimos con impresiones en libros y con sistemas de recopilación de la oficina notarial, promovamos la modernización de la expedición y obtención de la documentación que requeríamos.

Seria ideal que desde nuestra oficina y con un MODEM “como en la actualidad pueden hacer las empresas con su banco”, podemos acceder el banco de datos del catastro y pedir nuestros certificados de no adeudo, accesar al banco de datos del Registro Publico de la Propiedad, servicios que algunos Notarios Iberoamericanos están implantando y como el Notariado de Montreal que están en funciones.

El Notariado, Rivera Ferber en su trabajo de ingreso a la Academia Mexicana de Derecho Notarial, señala que el Notario no debe de concentrarse a formular escrituras, sino que su labor debe de ir mucho mas allá, mediante su intervención activa en el mercado de los servicios jurídicos que el desarrollo económico ha traído consecuencia, contrastando mediante su capacitación y modernización la labor dolosa de abogados, banqueros, contadores y corredores de bienes raíces quienes malintencionadamente señalan que la necesidad de acudir al Notario se debe a un requisito inútil y oneroso, debiendo en primer termino nosotros mismos, los Notarios, modificar la concepción que tenemos de nuestra función y de la forma en que debemos ejercer nuestra profesión.

El mismo Notario, señala muy atinadamente que debemos, con nuestra actuación convencer a la clientela que no solo somos depositarios de la fe publica sino también juristas con experiencia especialmente calificados para proporcionar un amplio asesoramiento jurídico.

CONGRESOS INTERNACIONALES

En el congreso internacional del Notariado Latino celebrado en Buenos Aires en 1948, se insistió sobre la necesidad de la formación profesional del Notariado, y en el congreso de Florencia de 1984, se concluyo que cada Notariado se adecue a la evolución técnica y social, procediendo a la reforma de los elementos operativos que ya no estén en armonía con esa evolución, para conseguir la actualización moderna del servicio de la Fe Publica.

En el mismo congreso de Florencia se recomendó la adopción de tecnologías avanzadas, las que dejan libre al Notario de incumbencias, a menudo meramente ejecutivas lo que le permitirá una mayor disponibilidad de tiempo, para emplearlo en mejorar la propia preparación científica y cultural y para realizar mejores prestaciones profesionales.

En el congreso de la Asociación Nacional del Notariado Mexicano, celebrando en la ciudad del Notariado Mexicano, celebrado en la ciudad de Zacateas en el mes de ene4ro de este año, se puso de relieve la importancia de la computación como apoyo a la función Notaria, habiéndose nombrado una comisión para el estudio de la informática.

La comisión nombrada, presidida por el Notario Humberto Hassey Perezcano, ha invitado a los notarios de la Republica a intervenir y aportar los conocimientos y experiencias que tengamos con el objeto de enriquecer y fortalecer el notariado d una manera ágil, inclusiva proporcionado a los Notarios afiliados a la Asociación, un cuestionario de informática Notarial en donde se pretende conocer el estado actual de las Notarias en este campo y nuestra necesidades futuras.

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